บทความนี้เขียนจากประสบการณ์ของผู้เขียนที่ทํางานอยู่ในสาย professional service ทั้งในฝั่งของ financial advisor/IB และฝั่ง management consulting ทั้งในและต่างประเทศเป็นเวลารวมกันเกือบ 20 ปี เจอลูกค้ามาหลากหลายแบบตั้งแต่ภาครัฐ รัฐวิสหากิจ บริษัท listed companies จนไปถึง Fortune 500 companies ผนวกกับหนังสือหลายๆ เล่มที่ผู้เขียนได้มีโอกาสและเห็นว่าสอดคล้องกับงานที่ทําอยู่ โดยได้สรุปออกมาเป็น principle ที่สําคัญรวมกันกว่า 30 principle ทั้งในเรื่องของการ manage ลูกค้า การ lead team การแก้ปัญหาและการ พัฒนาตนเอง โดยบทความนี้ถือเป็น part ที่ 1 ประกอบไปด้วย 5 principles ที่จะช่วยให้ผู้อ่านสามารถเอาตัวรอดและประสบความสําเร็จใน การทํางานในสาย professional service
1. งานหนัก ๆ งานยากๆ ให้ทําตอนเช้า (Do a hard stuff in the morning)
คําว่างานหนักๆ งานยากๆ ตรงนี้หมายถึง งานที่ painful ต้องใช้สมองในการคิดการตัดสินใจ ไม่ใช่งานที่เป็นงาน routine ที่ไม่ต้องใช้สมองมาก นัก เช่นตอบ email หรือแก้งานเล็กๆน้อยๆ เพราะช่วงเช้าเป็นช่วงที่สมองปลอดโปร่งที่สุดและเหมาะกับการคิดหรือการใช้สมาธิและการ ตัดสินใจ นอกจากนี้ช่วงเช้ามักจะเป็นช่วงที่มีการรบกวนจากปัจจัยภายนอกน้อยที่สุด อยากให้ผู้อ่านลองกภาพตามดูว่า จะมีซักกี่ครั้งที่ลูกค้า จะโทรหาเราช่วง 7-9 โมงเช้าและมาพร้อมกับปัญหาต่างๆ ให้เราช่วยคิดช่วยแก้ แน่นอนว่าคงมีบ้างแต่ก็ไม่ได้เยอะเท่ากับช่วงสายๆ ก่อนเที่ยง หรือช่วงบ่ายๆ ที่ลูกค้าก็อาจจะเขปัญหาจากที่ประชุมในช่วงเช้า เอาปัญหาต่างๆ วิ่งเข้ามาให้เราแก้ในช่วงบ่าย นอกจากนี้ช่วงเย็นก็ไม่ใช่ช่วงที่ มาะสําหรับการ หรือคิดอะไรหนักๆ เพราะทั้งเงาะทีมก็เหนียนมาทั้งจากการทําางานตั้งแต่เช้าแล้ว
2. Focus และ prioritize ตั้งแต่เริ่มต้น เชื่อว่าผู้อ่านหลายๆ คนคงทราบถึงความสําคัญในการที่เราต้องรู้จัก focus และ prioritize ประเด็นที่สําคัญของงานเพื่อที่จะได้จัดการก่อนเป็น อย่างดี อย่างไรก็ดีผู้เขียนมีเกณฑ์ที่จะช่วยให้ผู้อ่านสามารถจัดลําดับความสําคัญและocus ไปที่ประเด็นหรืองานที่สําคัญได้ด้วย 3 เกณฑ์ ดังต่อไปนี้
• ดูจากเกณฑ์ในเรื่องของ Sense of urgency (อันไหนเร่งด่วน) และ deadline แล้วดูว่าอันที่เร่งด่วนมากๆ เราสามารถจัดการ มันได้ด้วย resource ที่มีโดยใช้เวลามากน้อยขนาดไหนยังไง แล้ว deadline ที่ต้องส่งมอบหรือต้องเสร็จเป็นเมื่อไหร่
• ใช้ Decision tree ในการวาง critical path ว่าเพื่อที่จะไปถึง result ที่ต้องการต้องทําอะไรบ้าง
• Link งานหรือประเด็นที่ต้องจัดการเข้ากับผลตอบแทนทางการเงิน โดยประเด็นหรืองานที่ต้องทําแล้วหากจัดการไม่เสร็จจะกระทบต่อเงินหรือผลตอบแทนมาก ควรได้รับการจัดลําดับให้เป็นเรื่องเร่งด่วนก่อน
3. สร้างผลงานหรือความก้าวหน้าให้ได้มากที่สุดในช่วง 2 สัปดาห์แรก ( Frontload your work) สําหรับอาชีพในสาย professional service งานที่ได้รับมามักจะเป็นงาน project ที่ลูกค้ามี scope ที่อยากให้เราช่วยคิดหรือช่วยให้คําแนะนํา มี timeline และระยะเวลาในการทํางานที่ชัดเจนว่าโครงการนี้มีระยะเวลากี่เดือนต้องส่งมอบอะไรช่วงไหนอย่างไร ซึ่งสิ่งสําคัญที่จะช่วยให้ project ดําเนินการไปได้อย่างราบรื่นนอกจากที่จะต้องรู้จัก prioritize ว่าอะไรสําคัญดังที่กล่าวไปในข้อที่ 2 แล้ว อีกประเด็นที่สําคัญก็คือการที่ เราและทีมพยายามสร้าง progress ให้ได้มากที่สุดภายใน 2 สัปดาห์แรก และมากกว่าที่ลูกค้าคาดหวังไว้ เพราะการที่ทางลูกค้าเห็นว่าเรามี progress ที่ดี มีผลลัพธ์ออกมาได้มากกว่าที่เค้าคาดหวังหรือวางแผนไว้ ก็จะทําให้ทางลูกค้า หรือ stakeholder สบายใจและสามารถนําผล ดังกล่าวไปนําเสนอแก่ทางผู้บริหารของเค้าได้ว่างานเดินหน้าไปได้มากกว่าที่วางแผนไว้ อยากให้ผู้อ่านลองนึกภาพตามว่ามีใครบ้างที่ไม่ชอบเห็น progress ที่เร็วกว่ากําหนด นอกจากนี้การที่เรา frontload งานได้เยอะในช่วง 2 สัปดาห์แรกยังเป็นการแสดงให้ลูกค้าหรือผู้ว่าจ้างเห็นว่า เราเป็นคนเรียนเร็วและไว้ใจได้
4. Focus ในสิ่งที่สําคัญจริงๆ (Focus on what really matter) แน่นอนว่าในทุกๆหรือทุกๆโครงการที่ได้รับมอบหมายจากลูกค้าหรือจะเป็นผู้บริหารในองค์กรที่ต้องทําอยู่นายอย่างรวมถึงมีองค์ประกอบสําคัญอยู่มากมายก่อนที่จะไปถึงผลลัพธ์สุดท้าย อย่างไรก็ดีอยากให้ผู้อ่านกลับไปมองที่หัวข้อที่ 2 เรื่องการ focus และ prioritize แล้ว link กับว่าอะไรที่เป็นเป็นการสร้าง value added ให้กับลูกค้าหรืองานที่เรากําลังจะทําอยู่จริงๆ โดยการสร้าง value added ตรงนี้จะช่วย ให้เราสามารถ streamline การวางแผนการทํางานรวมถึง journey ที่จะไปถึงผลลัพธ์ที่ลูกค้าคาดหวังไว้ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. สําหรับผู้บริหารระดับสูงตัวเลขคือสิ่งที่เค้าสนใจที่สุด (MEAT is what top management interested in) สําหรับลูกค้าที่เป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ตัวเลข (number) ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขทางด้านการเงิน ตัวเลขเรื่องความสามารถในการแข่งขัน ของบริษัทเทียบกับคู่แข่ง เป็นต้น มักจะเป็นสิ่งที่ทางผู้บริหารให้ความสําคัญและความสนใจมากที่สุด ดังนั้นหากตัวเลขที่มานําเสนอไม่ น่าสนใจ หรือไม่ตรงกับประเด็นที่ทางผู้บริหารให้ความสําคัญ เอกสาร presentation ที่เตรียมมาทั้งหมดก็แทบจะไม่มีความหมาย ดังนั้นทีม และผู้อ่านจะต้องรู้และเข้าใจถึง expectation ของ audience และผู้บริหารที่เราจะเข้าไปนําเสนอเพื่อที่จะได้ tailor presentation สําหรับการ ประชุมได้ตอบโจทย์ความต้องการ
จาก 5 principle ที่สามาในบทความนี้ผู้เขียนเชื่อว่าผู้อ่านหลายๆอาจจะมีการปฏิบัติอยู่แล้ว หรือหากมีการปฏิบัติอยู่แล้วแต่ไม่ได้ครบ 5 ข้อก็อยากจะให้ลองนําข้อที่ยังไม่ได้ปฏิบัตินําไปปรับใช้ดู โดยในบทความหน้าทางผู้เขียนจะพูดถึง principle ในการ present หรือสื่อสารกับทั้งทีมลูกค้าไป
